Cultura Officeless: Como funcionam as conversas síncronas e assíncronas?

Como funcionam as conversas assíncronas e síncronas?

Cultura Officeless: Como funcionam as conversas síncronas e assíncronas?

Muita informação… muita mesmo!

Trabalhar com tecnologia e marketing é entender que você vai lidar com muita… muita informação ao mesmo tempo. Somos bombardeados diariamente por uma quantidade que se resumiria a 170 jornais de domingo (se você nunca leu um jornal de domingo, tudo bem… ele é o maior e mais completo. As pessoas tinham tempo antigamente para sentar e ler o jornal com calma).

Com certeza nosso cérebro não estava preparado para tantos dados ao mesmo tempo. Somado a isso temos um fluxo de informação vindo de várias fontes diferentes (Redes Sociais, Mensageiros, imprensa, tv etc).

É como se você estivesse no meio de uma guerra, onde as bombas são as informações. NÃO TEM PARA ONDE FUGIR!

E aí acontece o seguinte: Enquanto a quantidade de dados que recebemos é cada vez mais alta, nossa concentração é cada vez mais baixa.

Ambiente de Trabalho menos Ansioso

Você já pensou o que toda essa situação pode criar no ambiente de trabalho, seja ele digital ou presencial?

Uma das maiores causas de ansiedade em um ambiente de trabalho é causado pela falta de foco e atenção em uma determinada atividade de forma ininterrupta. A sensação de chegar ao fim do dia e não se sentir produtivo é desgastante…

Em um ambiente Officeless, que foi adotado por muitas empresas desde a pandemia do COVID-19 (nós já trabalhávamos com um formato misto até mesmo antes de toda a situação), se você não cria uma forma de gerenciar sua atenção e foco, facilmente vai se pegar em uma sensação de impotência e frustração, com acúmulo de trabalho ou com retrabalho por não dedicar a atenção necessária e entregar algo de alta qualidade.

Desde que nós nos tornamos officeless isso se tornou uma grande preocupação, tanto em relação a entrega quanto a atenção no trabalho que desenvolvemos. Por isso, começamos a nos perguntar como podemos incentivar um ambiente de trabalho menos ansioso? No caminho inverso disso, como podemos influenciar e promover momentos de atenção e flow?

Começamos avaliando os maiores sequestradores de atenção e o que imaginávamos anteriormente foi confirmado.

Mensageiros (WhatsApp, Slack entre outros) são os principais sequestradores de atenção. Na sequência as notificações diversas (Desktop e Celular).

Começa quase que imperceptível… 

Nossa vontade e, às vezes, até receio de não estar ali sempre em contato com todos do time e com clientes, vai nos deixando com receio de fechar completamente a aba do Web WhatsApp e mutar todas as notificações nos diferentes aparelhos. A gente sabe como isso atrapalha o dia a dia… É como se todas as vezes que a gente tentasse focar, se concentrar, uma notificação tentadora aparecesse para tirar a nossa atenção.

O outro problema dos mensageiros

Após perceber o sequestrador, veio uma reflexão ainda maior. 

Todos esses mensageiros são péssimos em dar profundidade para as conversas. O design deles já foi feito para que as conversas aconteçam sincronizadas… e assim, você fica cada vez mais tempo neles. 

Você manda mensagem…

Eu respondo… (NA HORA! Se não for na hora a ansiedade já bate).

O problema é que quando estamos em um grupo, cada um pode puxar um assunto diferente e embolar os assuntos. Dúvido que isso não tenha acontecido com você! 

No final ninguém resolveu nada… ou até foi resolvido, mas as informações foram perdidas no meio de toda a conversa. Com isso, o tempo foi gasto e o nível de atenção foi baixíssimo. Isso já acontecia em reuniões presenciais, imagina em grupos onde cada um está em um lugar. 

Para a nossa mentalidade de Otimizador isso não fazia sentido… muito tempo e atenção gasto e pouco resultado. Precisávamos então de um novo modo de se comunicar. E começamos a nos perguntar e buscar formas e soluções. 

Implantando um formato de Conversas Assíncronas como Prioritário

Conversas assíncronas são conversas que não esperamos uma resposta imediata. Refletimos, compilamos todas as informações importantes para que o receptor compreenda o que que precisamos comunicar e enviamos, sem pressa.

No tempo dele, ele vai ler > refletir > compilar > responder.

Isso tem um primeiro impacto… Os DOIS pararam e pensaram na resposta de forma estruturada (+Atenção = Respostas Melhores).

O segundo impacto é que aos poucos vamos quebrando aquele hábito ansioso de estar sempre conectado a tudo e a todos. Isso nos permite respirar mais durante o dia… dedicar tempo hábil e realizar nossas atividades com a atenção plena.

Decidimos então cortar quase 100% nossa comunicação via WhatsApp.

Para aprofundar o conhecimento sobre conversas Síncronas Vs Assíncronas, recomendamos um guia de leitura sobre o assunto: The Art of Async: The Remote Guide to Team Communication | Twist.

Em tradução livre, esse guia diz: “Em um escritório, você não precisa de uma comunicação perfeita. Mas, não estamos dizendo que isso não é importante. É crucial ter um sistema que permite trocas entre colegas, disponibiliza acesso a informações e também permite gestão de projetos. Porém, em um escritório, existem diversas chances de conseguir a informação que você precisa se o sistema de comunicação falhar: reuniões, pausas para o café, bebedouro, atividades depois do trabalho. A informação que você precisa está há alguns passos de distância. Esse, geralmente, não é o caso quando os times estão remotos”.

O guia também afirma que quando o time está remoto e vocês precisam se comunicar através de ferramentas, a comunicação fica mais desafiadora. E se torna crucial começar a discutir a organização do time. 

Existem muitos aspectos interessantes que esse guia traz para a comunicação no trabalho remoto. Vale a leitura completa!

Um novo fluxo de conversas

Foi então que o nosso fluxo de conversas começou a se transformar. Passamos a separar os momentos de conversas síncronas e assíncronas em ambientes (Softwares) e finalidades.

Conversas Assíncronas

Tipo e Finalidades

  • Espera-se uma resposta em tempos diferentes;
  • Mais atenção e profundidade as respostas.
  • Discutir
    • Melhorias operacionais
    • Iniciar discussões estratégicas sobre projetos, marcas/clientes etc.
    • Compartilhar aprendizados que merecem uma discussão antes de irem para os Playbooks.

Locais | Ferramentas:

  • Comentários em atividades dos aplicativos de gestão de atividades (Click Up, Asana, Trello – independente de qual você utiliza. Aqui nós apostamos no Click Up).
  • E-mails.
  • Grupos por Cliente no E-mail (Nosso canal oficial de discussões assíncronas).
  • Loom – aplicativo de gravação de vídeos/gravação de tela.

Conversas Síncronas

Tipos e Finalidades

  • Espera-se uma resposta na mesma hora;
  • Menos atenção e profundidade;
  • Normalmente usada para discutir urgências (Ver abaixo o que é urgência).

Locais | Ferramentas:

  • Discord
  • WhatsApp
  • Ligações de Voz

❓ O que é uma urgência?

Para que esse tipo de comunicação funcione, precisamos entender de forma MUITO clara o que significa uma urgência. 

Imagina se você precisa lidar com uma comunicação urgente e manda em um canal de conversas assíncronas? Você vai conseguir uma resposta rápida? Não! Então nós definimos como urgências o seguinte:

Algo que vai impactar no cronograma ou financeiramente (4ONE / Cliente). Que se eu não fizer nada AGORA vai F%#ER GERAL!!

Essa é a nossa definição, de acordo com as nossas prioridades, mas você tem liberdade de definir o que é uma urgência para você.

Benefícios do trabalho remoto e das conversas assíncronas e síncronas 

Já deu para entender que pode ser desafiador, mas o trabalho em escritório também é, são outras questões que estávamos tão acostumados que elas até ficavam em segundo plano. Mas, como o trabalho remoto está se tornando uma realidade cada vez mais presente, embora muitas empresas estejam voltando para o trabalho presencial, existem muitos benefícios de adotar o officielles e as conversas assíncronas e síncronas. 

As conversas assíncronas ajudam na produtividade. Muitas reuniões inúteis são evitadas, além disso, também é possível adotar ferramentas como o Loom, em que você grava um vídeo, manda para a pessoa e ela assiste quando e quantas vezes quiser. Isso evita que você precise repetir, afinal, muitas vezes, esquecemos ou perdemos uma informação. 

Não só isso, mas ninguém precisa parar tudo que está fazendo ou encontrar um horário horrível na agenda (por exemplo, a hora do almoço) para uma reunião que precisa acontecer para um projeto ser entregue. 

Com ferramentas como o Loom, que possibilitam uma conversa assíncrona ainda mais profunda, quem precisa falar algo grava um vídeo quando pode, e quem vai assistir, assiste quando precisa, sem parar o dia ou perder a concentração no outro projeto que também precisa ser entregue. 

Quanto mais tempo a empresa investe em conversas assíncronas, mais profunda e produtiva ela se torna. Além disso, também é possível construir um ambiente de trabalho mais saudável e menos ansioso. Afinal, ninguém merece aquela reunião de 3 horas que não foi decidido nada, não é mesmo? 

Quando a empresa adota medidas que pensam no bem-estar, os seus colaboradores ficam mais felizes, menos ansiosos e se sentem se tornam produtivos, isso só vai trazer vantagens para o desenvolvimento deles e da sua empresa. 

Isso é um pouco da nossa cultura! Qual é a sua?

Aqui na 4One nós prezamos pelo desenvolvimento de uma cultura que consiga tornar o trabalho em home office o mais saudável possível, sem perder toda a qualidade do que nós desenvolvemos diariamente.

Decidimos mostrar um pouco da forma como trabalhamos para que você possa se inspirar e tentar incluir isso na sua rotina! Além de que, caso você esteja pensando em se tornar um dos nossos clientes, já vai conhecendo um pouco mais da nossa forma de trabalhar.

E aí, o que achou? O que você faz para fortalecer a cultura da sua empresa, focando em mais produtividade e menos “trabalho ansioso”?

Deu para entender como aplicar as conversas assíncronas pode ser positivo? Continue acompanhando o blog da 4One para mais conteúdos exclusivos e siga a nossa conta do Instagram

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